6 vantagens do uso de documentos digitais para as empresas

6 vantagens do uso de documentos digitais para as empresas Regina Tupinambá

Com o ganho de relevância da tecnologia no mercado, os documento

s atualmente são cada vez menos físicos e mais acessados por meio de telas de dispositivos diversos.

É graças ao uso de documentos digitais que muitas empresas vêm se revolucionando e que a burocracia vem diminuindo em determinados sentidos.

Além disso, o uso de documentos digitais também é benéfico de diferentes pontos de vista para as empresas que adotam essa escolha. Quer conhecer quais são? Então veja a seguir 6 vantagens de usar esses recursos.

1. Otimização de tempo

Para começo de análise, o uso de documentos digitais em uma empresa é capaz de otimizar o tempo gasto em uma série de tarefas. Quanto à emissão, um documento digital normalmente é mais facilmente emitido porque já tem um modelo predefinido, que precisa apenas ser seguido corretamente.

Além disso, é mais fácil garantir que o documento “entre” no sistema, já que com o uso de um software de gestão integrada dá para capturar as informações relativas a cada documento.

Imagine, por exemplo, o caso de uma nota fiscal. Tendo um certificado digital, a empresa pode emitir notas fiscais eletrônicas que são transmitidas e aprovadas pela Secretaria de Fazenda.

Se o negócio contar com uma solução que faça o gerenciamento dessas notas fiscais, com a operação concluída o negócio já terá as informações necessárias sobre quantas notas fiscais foram emitidas. Isso melhora a contabilidade e diminui o tempo que seria gasto para fazer a entrada manual.

Há também uma redução no tempo necessário para organizar arquivos e para encontrá-los, tornando tudo mais conveniente. Como resultado, a empresa ganha em produtividade em diferentes níveis, pois tanto a emissão de documentos quanto a administração e contabilidade ficam mais simples e eficientes.

2. Menos custos

Tempo é dinheiro em qualquer negócio. Por isso, quando um negócio se torna mais produtivo e com tempo mais otimizado, ele também diminui os custos envolvidos no processo de maneira geral.

Outro ponto a ser considerado é que existe mais segurança e facilidade na administração dos documentos digitais, o que colabora intensamente para que o negócio sofra menos com possíveis multas e sanções.

A emissão de documentos físicos, inclusive, também é mais onerosa devido à quantidade de material necessário. É preciso pensar não apenas no gasto de papel, mas nos custos de impressão e de armazenamento físico de uma maneira geral.

Com menos imobilização desses ativos e com a equipe sendo mais eficiente, o negócio gasta menos e tem mais lucratividade. Isso garante a disponibilidade de documentos, evitando perda de tempo e de dinheiro.

3. Diminuição de impactos ambientais

A sustentabilidade é um conceito que tem ganhado bastante força no mercado atual. Mais do que nunca, é preciso compreender e controlar o impacto que um negócio possui em todo o ambiente, e os documentos digitais servem exatamente para isso.

A redução ou mesmo eliminação do uso de papel, por exemplo, faz com que o negócio gere menos impactos ambientais, já que reduz o consumo de recursos naturais. A própria economia de espaço colabora para que a empresa não precise buscar locais cada vez maiores para armazenar todos os documentos importantes, por exemplo.

O resultado é que, com o uso dessa solução, o negócio se torna mais ambientalmente responsável, gerando efeitos positivos em longo prazo.

4. Backup inteligente

Imagine uma empresa que guarda todos os seus documentos, como notas fiscais, em um armazém. Agora pense em todas as possibilidades imprevisíveis e incontroláveis que podem acontecer, como desastres naturais, incêndios ou enchentes. Caso qualquer uma das situações aconteça, os documentos podem ser perdidos definitivamente.

Com os documentos digitais isso não acontece, já que é mais fácil fazer o backup. É possível, por exemplo, garantir que o mesmo documento seja enviado para mais de um servidor. Assim, se um deles falhar, o outro garante a disponibilidade dos arquivos.

Além disso, é possível programar a frequência de backups, o que garante ainda mais inteligência e conveniência para todo o processo.

5. Segurança de workflow

O workflow dentro de uma empresa é especialmente importante, porque, sem ele, fica mais difícil fazer um controle eficiente de etapas. Assim sendo, o uso de documentos digitais é útil para aumentar essa segurança pelo fato de permitir que as etapas sejam bem definidas e seguidas de maneira mais simples.

Para entender melhor, considere novamente o processo de emissão de nota fiscal. A aquisição de um certificado digital adequado garante que as informações sejam idôneas, o que dá validade jurídica a toda a operação e evita a necessidade de identificação a cada passo.

Em seguida, há a emissão das notas fiscais de maneira adequada, as quais são enviadas para um software de gerenciamento. Nessa etapa, o software monitora automaticamente se as notas fiscais foram aprovadas ou não, facilitando o trabalho da contabilidade na hora de realizar as declarações devidas.

Outro fator que colabora para o workflow é a mobilidade. Estando digitalizados, os documentos podem ser acessados a qualquer momento e de qualquer lugar, o que favorece o cumprimento de funções.

6. Evolução tecnológica de processos

Naturalmente, o uso de documentos digitais tem tudo a ver com a evolução tecnológica de processos. O motivo é simples: para fazer o uso adequado desses documentos, é necessário criar uma estrutura, que passa desde a aquisição de um software e de um certificado digital até o treinamento e mudança da percepção sobre a realização de processos.

Uma vez que a empresa começa a notar os primeiros benefícios de usar recursos digitais, é bastante comum que ela passe a digitalizar e automatizar outras etapas da empresa, o que permite uma evolução tecnológica consistente e abrangente.

O uso de documentos digitais é muito vantajoso para empresas porque aumenta a produtividade, diminui custos e também melhora a segurança como um todo. Além de tudo, é uma forma de facilitar a evolução tecnológica do negócio, de modo a ser possível conseguir resultados cada vez melhores.

E já que os documentos digitais são o assunto em questão, aproveite para entender se a assinatura digital e a assinatura digitalizada são a mesma coisa.

Fonte: Valid Certificadora

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