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Dicas sobre certificado digital para Síndicos. | CRYPTOID

Dicas sobre certificado digital para Síndicos. Regina Tupinambá
Certificação Digital: o que é e para que serve?

Desde 2012 é obrigatório para todos os condomínios obter a Certificação Digital, ou e-CNPJ, para que possam cumprir e documentar as exigências trabalhistas.

Mesmo que as que não possuem funcionários , e fazem uso de RPAs (recibo de pagamento para autônomos) tem essa obrigação. Isso porque sem esse documento o síndico ou a administradora do condomínio não tem acessoo canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal, a sistemas de Prefeituras ou da Receita Federal para emissão de documentação trabalhista e pagamento de impostos.

A obrigatoriedade é para toda a pessoa jurídica, e mesmo que o seu condomínio não tenha esse registro, os órgãos governamentais e o Judiciário o interpretam os condomínios como sendo pessoa jurídica e fazem as mesmas exigências legais. Além disso, o condomínio que não possuiro e-CNPJ não poderá fazer o pedido ou registro de obrigações trabalhistas ou rescisórias de funcionários para a Caixa Econômica Federal. Assim, tanto o síndico quanto o condomínio , podem ficar passível de processos trabalhistas e multas da Justiça do Trabalho.

A Certificação Digital é de suma importância e facilita a transmissão de informações como Imposto de Renda, INSS, RAIS, recibos de pagamentos para autônomos (RPAs), entre outros. Uma das dificuldades para a sua retirada é que os documentos encaminhados não podem conter nenhuma discrepância. Por exemplo:
– o nome do síndico e do condomínio devem estar na mesma grafia em todos os registros;
– o síndico deve estar registrado junto a Receita Federal como ocupante do cargo, de acordo com ata registrada;

O documento será emitido com o nome do atual síndico, e é muito importante que essa mudança seja feita, pois caso contrário, o antigo síndico pode ser responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual. Para a atualização do cadastro, estes são os passos que devem ser seguidos:

1. A ata de eleição deve conter completos: dados do condomínio, nome do síndico grafado corretamente (como está no CPF), caso seja uma pessoa física a responsável pelo condomínio. Se for uma empresa, na ata deve constar seu nome completo, CNPJ e CPF do representante
2. Preencha Imprima o formulário DBE online, com firma reconhecida do novo síndico, no site da Receita Federal
3. Entregue os documentos (ata e formulário) em um posto de coleta da Receita Federal
4. Cheque o andamento do processo no site da RF
5. Quando o cadastro estiver atualizado, imprima o cartão do CNPJ do condomínio

Dúvidas

Quais documentos são necessários para a emissão do certificado?

Instituição do condomínio (disponível no cartório de imóveis);
Especificação do condomínio (parte da instituição, o documento é feito quando a construtora projeta o condomínio);
Convenção do condomínio (caso não tenha convenção é necessária amatrícula-mãe do empreendimento);
Cartão de CNPJ do condomínio;
Ata de eleição do síndico, registrada e com a assinatura de um proprietário com firma reconhecida;
RG, CPF (ou CNH) e comprovante de residência do síndico.

Posso pedir para outra pessoa fazer o certificado em meu nome?

Apenas o síndico pode solicitar a emissão de certificado digital em uma autoridade certificadora.

Eu já tenho o certificado. Quando é necessário emitir um novo certificado?

Sempre que um novo síndico for eleito, expirar o vencimento do certificado, o certificado for revogado ou cancelado por qualquer motivo.

Quem poderá utilizar o certificado do meu condomínio?

Em geral, os condomínios que contam com o trabalho de administradoras devem passar uma procuração eletrônica. Para fazer a procuração para a administradora é preciso entrar no site do Conectividade Social logado com o certificado digital. É nesse ambiente que se outorga a procuração eletrônica para a administradora.

Fonte: por Crédito Real em 15 de fevereiro de 2017

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